L’assistant(e) de direction intervient en support de l’activité du directeur général afin de lui faciliter le travail sur les aspects opérationnels.
Il/Elle prend en charge l’organisation quotidienne et le traitement de différents dossiers tout en assurant l’interface entre le cadre dirigeant et son réseau d’interlocuteurs.
Il/Elle assure en complément des tâches polyvalentes liées à la gestion propriétaire du patrimoine des résidences spécifiques : suivi du quittancement, facturation des charges de copropriété et des taxes diverses, suivi de la facturation des opérations de travaux amortissables, reporting divers, etc.
MISSIONS :
Prendre en charge l’organisation et le secrétariat au quotidien
- Traiter le courrier (réception, transmission et suivi)
- Gérer le ou les agenda(s) et qualifier les appels (filtrage, etc.)
- Préparer les réunions (convocations, ordre du jour)
- Organiser les déplacements (en France principalement)
- Rédiger les notes, les rapports, les comptes rendus de réunions
- Saisir et assurer le suivi des budgets
- Classer et archiver les documents, les dossiers
- Traiter et mettre en règlement les factures liées au fonctionnement administratif
Assurer la communication et l’interface entre le cadre dirigeant et son réseau d’interlocuteurs internes ou externes
Préparer en amont les rendez-vous, réunions, instances, et/ou gérer complétement certains dossiers spécifiques
- Collecter les informations, les trier et les organiser, préparer les dossiers (réunions, commissions, conseil d’administration, assemblée générale, etc.)
- Assurer le montage et le suivi des dossiers confiés
Effectuer un suivi dans le cadre d’un reporting
- Elaborer, mettre à jour des tableaux de bord et bases de données, internes et externes
- Suivre les budgets de la direction, assurer le suivi de la facturation des charges de copropriété
- Participer à l’élaboration des différents rapports annuels, trimestriels
Effectuer le suivi du quittancement des résidences spécifiques
- Assurer le suivi du quittancement, des impayés et du pré-contentieux
- Traiter la refacturation des assurances, de la TFPB et autres taxes
Assurer le suivi de la facturation des opérations de travaux amortissables via le logiciel Tégia
- Procéder à l’enregistrement des factures, à leur répartition sur les différents postes, et au suivi de la facturation
- Veiller au respect des délais de paiement des fournisseurs