Assistant(e) de Direction Générale - Paris 75017 H/F

Nous recherchons dans le cadre d'un CDI, un(e) Assistant(e) de Direction Générale H/F basé(e) à Paris (75017).

Rattaché(e) à la Direction Générale, vous assurez un rôle transversal mêlant assistanat de direction, gestion juridique des sociétés, administration générale et coordination opérationnelle. Votre fonction s’articule autour de plusieurs axes :

1. Gestion juridique et administrative des sociétés

• Suivi de la vie juridique des entités (CA, AG, registres légaux)
• Organisation des ouvertures et fermetures d’établissements en lien avec les partenaires juridiques
• Gestion des relations avec les commissaires aux comptes, le greffe du tribunal et les organismes réglementaires
• Suivi des contrats, baux, assurances et sinistres
• Coordination des contrôles réglementaires des locaux

2. Assistanat auprès de la Direction Générale, Financière et RH

• Gestion des agendas et de l’organisation des réunions de direction
• Préparation des supports, comptes-rendus et courriers
• Suivi administratif des contrats et des documents réglementaires
• Gestion des congés et notes de frais des membres du CODIR

3. Gestion des moyens généraux et de l’environnement de travail

• Interface avec les prestataires et le gestionnaire du siège
• Suivi des badges d’accès, des interventions techniques, de l’entretien des locaux et des fournitures
• Coordination des contrôles de sécurité et des prestations de maintenance

4. Support aux activités métiers

• Participation aux réponses aux appels d’offres
• Gestion des pouvoirs et documents administratifs destinés aux partenaires (banques, notaires, etc.)
• Suivi des contrats d’assurances spécifiques de l’entreprise

5. Organisation des instances de gouvernance

• Planification et préparation des Conseils d’Administration et Assemblées Générales
• Coordination des convocations, documents et échanges avec les conseils externes

6. Gestion de la flotte automobile

• Suivi des renouvellements, livraisons et restitutions de véhicules de fonction
• Gestion administrative des amendes et des désignations de conducteurs
• Communication des procédures et documents aux utilisateurs

7. Conformité réglementaire et assurances

• Gestion des cartes professionnelles, récépissés et attestations collaborateurs
• Suivi des obligations de formation réglementaires des dirigeants
• Relations avec les organismes de garantie financière, d’assurance et de contrôle (CEGC, ORIAS, CNCEF)

De formation supérieure Bac +2 minimum (BTS Professions Immobilières, Gestion de la PME, SAM ou équivalent), vous justifiez d’une expérience significative dans l’immobilier, idéalement sur des fonctions d’assistanat de direction, de gestion administrative et juridique. Vous avez déjà participé à l’organisation et au suivi des conseils d’administration et assemblées générales.

Rigoureux(se), organisé(e) et doté(e) d’un excellent sens de l’anticipation, vous savez gérer des dossiers variés avec discrétion et confidentialité. À l’aise avec les outils informatiques, vous appréciez la polyvalence, la diversité des missions et les échanges avec de nombreux interlocuteurs. Votre réactivité, votre disponibilité et votre sens du service seront des atouts essentiels pour réussir dans cette fonction transverse au sein d’un groupe immobilier.

Informations utiles

• Statut cadre
• Prise en charge du transport quotidien 
• Carte ticket restaurant
• Télétravail occasionnel
• CSE 
• Mutuelle & Prévoyance