Sous la responsabilité du Responsable Back Office, vos missions principales sont :
Gestion des encaissements
- Tri du courrier accompagnant les règlements
- Préparation des chèques avec coupons et sans coupons pour la saisie lecteurs chèques
- Lecture des chèques + opérations bancaires (remises TLMC) et intégration THETRA
- Saisie des chèques manuels des copropriétaires + remises - (badges - indemnités assurances - et ventilations multiples après codification par les services comptables si ceux-ci n’ont pas été traités)
- Extractions des opérations bancaires d'encaissements autres que remises de chèques et prélèvements (virements reçus, dépôts espèces, incidents de paiements)
- Saisie des avis de crédits avec imputations, impayés + frais, et extournes
- Communications aux services comptables et recouvrements des opérations non identifiées (support Excel)
- Recherches des chèques sans références + courriers si nécessaire
- Saisie de chèques manuels gérance + établissements des remises bancaires
- Régulariser par OD ou ordre bancaire les erreurs d'affectations externes et internes (banques, clients)
- Reversements des fonds / les comptes immeubles
- Prélèvements copropriétaires : création des mandats SEPA manuels
- Traitement des fichiers de Prélèvements (PRLD et PRLS)
- Intégrations TIP SEPA
Comptabilité fournisseurs
- Tri du courrier accompagnant les factures en provenance des agences
- Travail de préparation permettant de faciliter la numérisation (tri des factures entrantes, gestion des ruptures des factures recto - verso…)
- En pré-saisie de facturation : Correction et validations des factures de contrat / Préparation des factures avec ou sans OS pour mise à disposition aux gestionnaires pour validation
- Numérisation des factures pour alimentation GED TW (Thetranet notamment pour accès des factures au client)
- Gestion en premier niveau du traitement des rejets, notamment en cas de rejet technique (problème de lecture de la facture : original de mauvaise qualité…) : facture passée manuellement
Gestion Trésorerie
- Paramétrage des comptes bancaires et intégration des mouvements bancaires (alimentation des rapprochements bancaires)
- Création des fournisseurs et mise à jour des RIB + GED
- Echéanciers fournisseurs - paies gardiens et charges sociales : mise à disposition des comptables mandant pour mise en paiement, validation (contrôle) et matérialisation des moyens de paiements (virements - chèques)
- Annulation des moyens de paiements (pertes, périmés et erreurs)
- Honoraires : centralisations, ajustements et paiements Cabinet